Vorevaluation durchführen

Zweck

Die Vorevaluation führt zum Entscheid über die Shortlist und die weitere Evaluation.

Grundidee

Mit der Vorevaluation werden die Angebote der Lieferanten umfassend beurteilt. Aufgrund der Evaluationsergebnisse wird eine Shortlist gebildet, welche die Angebote so weit reduziert, dass in der nachfolgenden Evaluation das wirtschaftlich günstigste Angebot ermittelt werden kann. Der Evaluationsaufwand soll für alle Beteiligten (inklusive der Anbieter) in einem für das Vorhaben vertretbaren Rahmen bleiben.

HERMES spezifisch

Die Angebote werden mit dem Kriterienkatalog bewertet und die Kosten-/ Nutzenanalyse wird erarbeitet. Die Ergebnisse werden im Vorevaluationsbericht dokumentiert. Basierend auf dem Bewertungsergebnis wird der Antrag zur Shortlist gestellt.

Aktivitäten

  1. Angebote auf der Grundlage des Kriterienkatalogs bewerten
  2. Kosten-/ Nutzenanalyse inkl. der Lebenswegkostenbeurteilung vornehmen
  3. Falls geplant Angebotspräsentationen durchführen
  4. Falls notwendig zweite Nachfragerunde durchführen
  5. Vorevaluationsbericht mit Antrag Shortlist erarbeiten
  6. Vorevaluationsbericht mit Stakeholdern abstimmen

Ergebnisse

  1. Kosten-/ Nutzenanalyse
  2. Vorevaluationsbericht inklusive Antrag Shortlist

Beziehungen

Modul Aufgabe Verantwortung Aufgabe Ergebnis Beteiligt an der Ergebniserstellung
Beschaffung Einladungsverfahren Vorevaluation durchführen Projektleiter Kosten-/ Nutzenanalyse Anwendervertreter, Betriebsverantwortlicher IT, Kommerzverantwortlicher, Lebenswegmanager, Qualitätsverantwortlicher, Technikverantwortlicher, Technologieverantwortlicher
Vorevaluationsbericht inklusive Antrag Shortlist Anwendervertreter, Betriebsverantwortlicher IT, Kommerzverantwortlicher, Lebenswegmanager, Qualitätsverantwortlicher, Systemportfoliomanager, Technikverantwortlicher, Technologieverantwortlicher