Mit der Vereinbarung der Leistungen entsteht eine klar geregelte Beziehung zwischen den Projektpartnern sowie zwischen der Projekt- und der Stammorganisation. Abweichungen während der Leistungserbringung werden identifiziert und behandelt. Umfassende Beschaffungen, welche eine Ausschreibung erfordern (z.B. eine öffentliche Ausschreibung) werden mit dem Modul Beschaffung durchgeführt.

Das Projekt bezieht verschiedene organisationsinterne und -externe Leistungen, welche vereinbart und gesteuert werden müssen. Leistungen, welche vom Projekt bezogen werden, sind z.B. Mitarbeiterleistungen (Personalressourcen), Räume, IT-Mittel, Ausbildung etc.

Der Bedarf an Leistungen wird identifiziert und analysiert. Darauf basierend werden Angebote eingeholt und Vereinbarungen abgeschlossen. Die Leistungen werden periodisch auf Übereinstimmung mit der Planung und den Vereinbarungen hin überprüft.

Es werden fünf Fälle unterschieden. Mit dieser Aufgabe werden die ersten beiden Fälle abgewickelt, die Fälle 3, 4 und 5 erfolgen über das Modul Beschaffung mit öffentlicher Publikation resp. Beschaffung Einladungsverfahren:

1. Bezug interner Leistungen ohne Leistungsverrechnung - Modul Projektführung
2. Bezug interner Leistungen mit Leistungsverrechnung - Modul Projektführung
3. Bezug externer Leistungen: freihändiges Verfahren (mit mehreren Offerten) - Modul Beschaffung mit öffentliche Publikation
4. Bezug externer Leistungen: Einladungsverfahren (mit mehreren Offerten und zusätzlichem Evaluationsbericht - Modul Beschaffung Einladungsverfahren
5. Bezug externe Leistungen: offenes oder selektives Verfahren, öffentliche Publikation - Modul Beschaffung mit öffentlicher Publikation

Projektvereinbarungen, Service Level Agreements und Verträge werden nach den Vorgaben der Stammorganisation erarbeitet. HERMES bezeichnet diese Ergebnisse generell als Vereinbarung.

Während der Leistungserbringung und bei Abschluss derselben wird eine Leistungsbeurteilung durchgeführt und mit den Projektpartnern besprochen. Sie bildet die Grundlage für allfällige Steuerungsmassnahmen. Abweichungen von den vereinbarten Leistungen oder vom benötigten Bedarf werden analysiert und über die Aufgabe Änderungsmanagement führen behandelt (z.B. mittels Vertragsergänzungen). Änderungen werden rechtzeitig initiiert, damit die Einhaltung der Vorgaben (z.B. der rechtlichen Grundlagen) gewährleistet ist. Massgebende Probleme werden über die Aufgabe Probleme behandeln und Erfahrungen nutzen gelöst.

Falls durch Hersteller oder Ursprungsland Restriktionen zum Endverbleib von System / Material und IT vorgegeben werden, ist eine End-User-Erklärung auszustellen.

1. Basierend auf den geplanten Aufgaben und Ergebnissen die benötigten Rollenprofile (Anforderungen an die Fähigkeiten) sowie den Kapazitätsbedarf für Personalressourcen erheben und als Bedarfsanforderung festhalten
2. Den Bedarf an benötigter Infrastruktur (Räume, Hardware, Software, Kommunikationsmittel etc.) erheben
3. Die internen Projektvereinbarungen und Service Level Agreements erstellen
4. Offertanfragen für externe Leistungen und Services erstellen, Angebote einholen und bewerten. Bei Einladungsverfahren einen Evaluationsbericht erstellen
5. Vereinbarungen mit den Controlling- und Vorgabestellen abstimmen bzw. durch diese prüfen lassen und anschliessend abschliessen
6. Gemäss Vorgaben des Erstellers bzw. Ursprungslands von System / Material und IT die End-User-Erklärung zur Bestätigung des Endverbleibs abschliessen
7. Leistungen während der Leistungserbringung und bei deren Abschluss beurteilen
8. Leistungen während der Leistungserbringung und bei deren Abschluss beurteilen

1. End-User-Erklärung
2. Evaluationsbericht
3. Offertanfrage interne Leistungen
4. Verfahrensentscheid