Während der Phase Initialisierung ist die Projektorganisation noch nicht vollständig festgelegt. Dennoch werden die Beteiligten beauftragt und geführt, damit sie ihre Aufgaben erfüllen können.

Zur Erledigung dieser Aufgabe beauftragt der Projektauftraggeber einen Projektleiter für die Phase Initialisierung. Dieser Projektleiter muss nicht zwingend die Projektleitung für die folgenden Phasen übernehmen.

Der Projektleiter führt alle Projektmanagement-Tätigkeiten aus, die für eine erfolgreiche Initialisierung des Projekts notwendig sind. Bei Bedarf orientiert sich der Projektleiter an den Aufgaben der Projektführung, die in den folgenden Phasen beschrieben sind.

Projektleiter und Projektauftraggeber identifizieren und analysieren die Stakeholder.

Der Projektleiter erteilt Arbeitsaufträge, führt und unterstützt die Projektbeteiligten, kontrolliert den Fortschritt und koordiniert die Abhängigkeiten zwischen den Arbeiten.

Die Informationen zum Projektstand und zur Prognose werden über das Reporting an die Projektsteuerung geliefert. Das Reporting (Berichtswesen) stellt die formal standardisierte Information zwischen Projektführung, Projektsteuerung und weiteren Stellen sicher.

Der Projektinitialisierungsauftrag ist der Plan der Phase Initialisierung. Er bildet die Grundlage für die Führung und Kontrolle des Projekts. Die im Projektinitialisierungsauftrag definierten Ergebnisse und die Aktivitäten werden mit Arbeitsaufträgen konkretisiert.

Gibt es Änderungen gegenüber dem Projektinitialisierungsauftrag, welche Ergebnis, Aufwand oder Termin betreffen, entscheiden die zuständigen Stellen darüber.

1. Kick-off-Sitzung mit Beteiligten durchführen
2. Infrastruktur bereitstellen
3. Aufgaben, Ergebnisse und Ressourcen der Initialisierung planen, beauftragen und Fortschritt kontrollieren (inklusive QS-Massnahmen und Risiken)
4. Stakeholderliste erstellen und Stakeholderanalyse durchführen
5. Projektauftraggeber und weitere berechtigte Stakeholder informieren
6. Rahmenbedingungen und Vorgaben für das Reporting ermitteln
7. Projektstatusberichte gemäss Vorgaben erstellen und Sitzungen vorbereiten, durchführen, nachbearbeiten und Protokolle erstellen; Entscheide festhalten
8. Projektablauf und wichtige Erkenntnisse laufend mit dem Projektauftraggeber abstimmen
9. Projektmitarbeitende führen und die Zielorientierung sicherstellen
10. Arbeitsaufträge erstellen und gemeinsames Verständnis in Bezug auf Vorgehen und Ergebnisse sicherstellen
11. Abhängigkeiten zwischen Aufträgen koordinieren
12. Fortschrittskontrolle durchführen, dazu Istwerte mit Planwerten vergleichen und Prognosen erstellen
13. Abweichungen von der Planung analysieren und Massnahmen einleiten
14. Änderungen gegenüber dem Projektinitialisierungsauftrag durch den Projektauftraggeber genehmigen lassen

1. Arbeitsauftrag
2. Projektstatusbericht
3. Protokoll
4. Stakeholderliste