Einleitung

Abwicklung der Projekte

Das Phasenmodell bildet das Rückgrat des Projekts. Es schafft die Voraussetzung für das gemeinsame Verständnis der Projektbeteiligten betreffend des Projektablaufs. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche organisationsübergreifende Abwicklung der Projekte.

Die Ausserdienststellungsprojekte werden nach einem einheitlichen, in der Abbildung 7 abgebildeten Phasenmodell in drei Phasen abgewickelt.

1. AdS Initialisierung
2. AdS Konzept
3. AdS Realisierung

Die periodische Überprüfung und Beurteilung der Notwendigkeit zur Ausserdienststellung der Systeme erfolgt noch in der Phase Nutzung. Ab Stellen des Antrags auf eine Ausserdienststellung mit Ausserdienststellungskonzept (AdSK), bzw. der entsprechenden Einstufung eines Ausserdienststellungsvorhabens, erfolgt die Bearbeitung innerhalb des Projekts. Das Projekt beginnt mit der Phase Initialisierung beim Meilenstein Projektinitialisierungsauftrag AdS und endet am Schluss der Phase Realisierung beim Meilenstein Projektabschluss.

Jedes Phasenende ist durch einen Meilenstein bestimmt, der den Entscheid zum weiteren Vorgehen hervorhebt. Diese Meilensteine entsprechen Quality Gates, an denen der Stand des Projekts und die Qualität der Projektplanung und -durchführung überprüft werden.

Entlang den Phasen und Meilensteinen erfolgt das Reporting gemäss den Vorgaben der Stammorganisation bezüglich Inhalt und Frequenz.

Das Phasenmodell bildet auch eine Grundlage für die finanzielle Steuerung des Projekts. Bei Phasenfreigabe werden die Mittel (finanziell, personell, Infrastruktur) für die nächste Phase durch den Projektauftraggeber AdS freigegeben.

Das nachfolgende Kapitel beschreibt die Phasen mit ihrem jeweiligen Schwerpunkt:

Ausserdienststellung als Projekt

Bei der Ausserdienststellung (AdS) handelt es sich um die Ausscheidung von Armeematerial aus dem militärischen Inventar unter Festlegung der Weiterverwendung (inkl. humanitäre Abgabe), der Zuführung zur Sammlung historisches Material VBS, des Verkaufs oder der Entsorgung.

Alle VBS-Mitarbeitenden können einen Antrag auf Ausserdienststellung von Armeematerial stellen. Der Anstoss für die Ausserdienststellung von Hauptsystemen erfolgt jedoch meistens Top-down, das heisst im Rahmen der militärischen Gesamtplanung.

Die Ausserdienststellungsbegehren aus der militärischen Gesamtplanung werden, analog allen anderen Ausserdienststellungsanträgen, mittels eines standardisierten Kriterienkatalogs durch die Armeeplanung - unter Einbezug des betroffenen Systemteams - bezüglich Ausserdienststellungsart eingestuft. Dabei sind folgende Einstufungen möglich:

1. Ausserdienststellung mit Ausserdienststellungskonzept (AdSK)
2. Ausserdienststellung mit Ausserdienststellungsauftrag
3. Ausserdienststellung mit erweitertem Ausserdienststellungsauftrag

Wird bei der Einstufung festgestellt, dass ein Ausserdienststellungskonzept (AdSK) notwendig ist, so wird die Ausserdienststellung als Projekt geführt.

Ausserdienststellungen von Hauptsystemen werden gestützt auf die Entscheide bzw. Vorgaben seitens Parlament, Chef VBS und Armeeführung grundsätzlich mittels Ausserdienststellungskonzept (AdSK) und in Form eines Projekts geführt und umgesetzt.

Beschreibung der Phasen

1. AdS Initialisierung
2. AdS Konzept
3. AdS Realisierung

Entscheidungsprozess

Entscheidungsprozess generell

In der Projektdurchführung müssen Entscheide getroffen werden. Die Entscheide sind in den Modulen als Aufgaben definiert. Aufgaben, die zu einem Entscheid führen, enden mit einem Meilenstein.

HERMES unterscheidet zwischen Entscheiden, welche durch die Steuerung und / oder die Stammorganisation getroffen und Entscheiden, welche durch die Projektführung und Fachspezialisten getroffen werden. So erfolgt beispielsweise die Phasenfreigabe durch den Projektauftraggeber AdS und die Stammorganisation (Steuerung).

Die Steuerung und die Stammorganisation prüfen am Ende einer Phase, ob die nötigen Fachentscheide vorliegen. Fehlen diese, wird die nächste Phase nicht frei gegeben. Die Steuerung und die Stammorganisation fällen dadurch keine Entscheide ohne über die nötige Fachkompetenz zu verfügen.

Entscheide der Steuerung und der Stammorganisation

Auf der Steuerungsebene entscheidet der Projektauftraggeber AdS und / oder die Stammorganisation. Sie entscheiden über die Projektinitialisierung, die Projektfreigabe, die Phasenfreigaben und den Projektabschluss. Bei Bedarf wird der Projektauftraggeber AdS durch weitere Rollen wie den Projektausschuss AdS unterstützt, die ihn beraten.

Die nachfolgende Tabelle zeigt die Meilensteine, bei denen der Projektauftraggeber AdS und / oder die Stammorganisation Entscheide treffen sowie die für den Entscheid benötigten Ergebnisse Zustände, Unterlagen.

Entscheid zur Projektfreigabe

Die Projektfreigabe erfolgt am Ende der Initialisierung. Der Entscheid wird gemeinsam durch den Projektauftraggeber AdS, den Chef Armeeplanung und den Chef Systemmanagement LBA im Rahmen des Systemportfoliomanagements getroffen.

Es wird entschieden, ob

1. die Phase Initialisierung abgeschlossen wird oder ob weitere Ergebnisse zu erarbeiten sind
2. das Projekt freigegeben wird
3. das Projekt zurzeit nicht freigegeben wird und es später nochmals beantragt werden soll
4. das Projekt nicht freigegeben und das Vorhaben beendet wird

Entscheid zur Phasenfreigabe

Bei jeder Phasenfreigabe werden die Ziele des Projekts mit den Strategien der Organisation und den Vorgaben abgestimmt.

Es wird durch den Projektauftraggeber AdS, den Chef Armeeplanung und den Chef Systemmanagement LBA entschieden, ob

1. die Phase abgeschlossen wird oder ob vor dem Phasenabschluss weitere Ergebnisse zu erarbeiten sind
2. die nächste Phase freigegeben wird
3. das Projekt beendet wird

Der Projektauftraggeber AdS prüft bei Phasenende, ob die notwendigen Abnahmen der Ergebnisse durch die Controlling- und Vorgabestellen sowie die Fachspezialisten erfolgt sind und die Ergebnisse der Phase seinen Erwartungen entsprechen.

Die Abbildung 8 zeigt einen typischen Entscheidungsprozess am Beispiel der Freigabe der Phase Konzept.

Entscheid zum Projektabschluss

Am Ende der Ausserdienststellung treffen der Projektauftraggeber AdS, der Chef Armeeplanung und der Chef Systemmanagement LBA den Entscheid zum Projektabschluss.

Es wird entschieden, ob

1. das Projekt abgeschlossen wird oder ob vor dem Projektabschluss weitere Ergebnisse zu erarbeiten sind
2. die Projektorganisation aufgelöst wird

Entscheide der Führung und Ausführung

Entscheide zu Projektergebnissen

Prüfung und Abnahme von operativen Ausserdienststellungsergebnissen erfolgen durch die Führung und Ausführung, d.h. durch die jeweiligen Spezialisten für das entsprechende Thema.

Der Projektleiter AdS plant die Entscheidungsaufgaben. Er berücksichtigt die Vorgaben der Controlling- und Vorgabestellen der Stammorganisation.