Einleitung

Rollenmodel

HERMES definiert ein Rollenmodell und beschreibt standardisierte Rollen, um ein einheitliches, organisationsübergreifendes Verständnis zu schaffen.

Das Rollenmodell unterscheidet Rollen der Stammorganisation und Rollen der Projektorganisation. Die Abbildung 19 zeigt eine minimale Projektorganisation mit den Rollen Projektauftraggeber, Projektleiter und Fachspezialist. Weitere Rollen werden nach Bedarf verwendet.

Stammorganisation

Die Stammorganisation ist die Linienorganisation, in der das Projekt angesiedelt ist. Sie ist eine rechtliche Einheit, welche Strategien und Vorgaben für Projekte bestimmt. Die Stammorganisation stellt die benötigten Ressourcen (finanziell, personell und Infrastruktur) für das Projekt zur Verfügung. Für Beschaffungsprojekte ist die Stammorganisation die Gruppe Verteidigung, armasuisse, das Generalsekretariat VBS und bei Bedarf der Nachrichtendienst des Bundes.

Wie die Abbildung 19 zeigt, sind für das Projekt in der Stammorganisation drei Rollengruppen relevant:

1. Leitung  (s. Tabelle 39)
   Projektportfolio aus strategischer Sicht steuern, Projekte priorisieren und personelle und finanzielle Ressourcen dem konkreten Projekt zuweisen.
2. Kompetenzzentrum Projektmanagement
   Methoden, Hilfsmittel, Coaching und weitere Leistungen für das Projektmanagement und das Projektportfoliomanagement bereitstellen. Diese Funktion wird auch als Project Management Office (PMO) bezeichnet. Zum heutigen Zeitpunkt gibt es kein Kompetenzzentrum Projektmanagement im VBS.
3. Controlling- und Vorgabestellen  (s. Tabelle 40)
   Vorgaben definieren und die Einhaltung aus organisationsweiter Sicht prüfen.

Projektorganisation BVA

Die Projektorganisation ist eine temporäre Organisation, die in enger Beziehung zur Stammorganisation steht. Sie wird mit dem Projektinitialisierungsauftrag in Kraft gesetzt und mit dem Entscheid zum Projektabschluss aufgelöst.

Im Verlauf der Projektabwicklung wird die Projektorganisation kontinuierlich an die Bedürfnisse des Projekts angepasst.

Die Projektorganisation besteht aus verschiedenen Rollen. Die Rollen regeln Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der Projektbeteiligten. Jede Rolle ist mit einer Rollenbeschreibung spezifiziert.

Eine Rolle ist einer der Hierarchieebenen Steuerung, Führung oder Ausführung zugeordnet:

1. Steuerung
   Projekt gesamthaft, organisationsübergreifend steuern und sicherstellen, dass die Projektziele erreicht werden
2. Führung
   Projektgrundlagen erarbeiten, Projekt und Projektmitarbeitende führen, Projekt abschliessen
3. Ausführung
   Projektergebnisse erarbeiten und qualitätssichernde Massnahmen durchführen

Die Rollen Projektauftraggeber, Projektleiter und Fachspezialist müssen in jedem Projekt besetzt sein. Die weiteren Rollen werden abhängig von den Anforderungen des Projekts zugewiesen.

Die Rollen der Fachspezialisten sind zahlreich und nicht alle im generellen Organigramm aufgeführt. HERMES beschreibt die Rollen der Fachspezialisten so weit, dass diese als Grundlage für ein gemeinsames Verständnis dienen können.

In der Projektorganisation sind die Partner Anwender, Auftraggeber Vorhaben, Beschaffer, Betreiber und Ersteller vertreten. Jede Rolle ist einem oder mehreren Partnern zugeordnet.

Rollenübersicht

Die Tabelle 41 gibt eine Übersicht der Rollen in der Projektorganisation. Sie zeigt zudem die Zuordnung jeder Rolle zur Hierarchieebene und zum Partner. Weiter ist angegeben, ob eine Rolle zwingend zu besetzen ist oder ob der Projektauftraggeber bzw. Projektleiter eine Rolle optional besetzen kann. Sind im Projekt z.B. komplexe Technologien bzw. IT-Systeme zu beschaffen, so müssen zwingend die dafür vorgesehenen, mit [z] bezeichneten Rollen eingesetzt werden ([z] = minimal zu besetzende Rollen, abhängig von Projektkategorie).

Die Rollenbezeichnung Fachspezialist wird in HERMES als Sammelbegriff für die Rollen der Hierarchieebene Ausführung verwendet. Die Rollen Fachspezialist sind zahlreich und nicht alle im generellen Organigramm aufgeführt. HERMES beschreibt die Rollen der Fachspezialisten so weit, dass diese als Grundlage für ein gemeinsames Verständnis dienen können.

Der Rolleninhaber vertritt die Sicht seiner Organisation im Projekt (s. Abbildung 21).

1. Auftraggeber Vorhaben
   Der Auftraggeber Vorhaben erteilt dem Beschaffer den Auftrag, ein Vorhaben bzw. Armeematerial sowie allfällig damit verbundene Immobilien zu beschaffen. Dies kann in Form eines Beschaffungsauftrags oder eines Projekts erfolgen. Er ist verantwortlich für die Planung der Ressourcierung.
2. Beschaffer
   Der Beschaffer ist für die Beschaffung von System / Material, IT und Immobilien für die Armee zuständig.
3. Anwender
   Der Anwender ist der Nutzer des Systems / Materials, des IT-Systems oder der Immobilie und wickelt damit seine Geschäftsprozesse ab. Er ist verantwortlich für die Definition seiner Anforderungen, testet und nimmt das das System / Material, das IT-System oder die Immobile ab.
4. Betreiber
   Bei IT-Systemen integriert der Betreiber die technische Lösung in die Betriebsumgebung, stellt die Betriebsorganisation sicher und betreibt das IT-System. Er ist verantwortlich für die Bereitstellung der Betriebsinfrastruktur, die Betriebsintegration, die Betriebsorganisation und den Betrieb gemäss den Vereinbarungen. Der Betreiber von System / Material stellt die Integration in die logistischen Prozesse sicher, gewährleistet den operativen logistischen Betrieb und nimmt die Systemverantwortung wahr. Der Betreiber Immobilien stellt im Rahmen des Facility Management und des technischen Gebäudeunterhalts den Betrieb der Immobilen sicher.
5. Ersteller
   Der Ersteller entwickelt oder liefert und integriert das System / Material, IT-System oder die Immobile. Er ist verantwortlich für die Entwicklung bzw. Lieferung und Integration gemäss den Vorgaben bezüglich Qualität, Zeit und Kosten.

Rollenbesetzung

Erläuterungen zur Rollenbesetzung

Für jede im Projekt benötigte Rolle wird die Rollenbesetzung festgelegt.

Die Rollenbesetzung erfolgt basierend auf den Anforderungen des Projektes. Sie berücksichtigt die im Projekt erforderliche Erfahrung, die benötigte Kapazität und die Verfügbarkeit der Rolleninhaber. Die konkrete Projektorganisation und die Rollenbesetzung werden im Projektmanagementplan festgehalten.

Bei der Rollenbesetzung müssen die folgenden Grundsätze beachtet werden, damit die Governance eingehalten werden kann:

1. Die Rollen Projektauftraggeber , Projektleiter und Fachspezialist sowie die in der Rollenübersicht (s. Tabelle 41) als minimal zu besetzende Rollen müssen in jedem Projekt besetzt sein. Die weiteren Rollen werden abhängig von den Anforderungen des Projekts zugewiesen.
2. Eine Person kann mehrere Rollen wahrnehmen, sofern dadurch keine Interessenskonflikte entstehen.
3. Eine Rolle kann von mehreren Personen eingenommen werden (es gibt z. B. meistens mehrere Tester in einem Projekt).
4. Die Rollen Projektauftraggeber und Projektleiter dürfen nicht durch dieselbe Person besetzt werden.

Nachfolgend sind Hinweise zur Rollenbesetzung für einige Rollen aufgeführt.

Hinweise zur Rollenbesetzung

Steuerung

Projektauftraggeber

1. Der Projektauftraggeber ist in der Phase Initialisierung beim Chef Armeestab angesiedelt. In den Phasen Konzept bis Einführung ist der Projektauftraggeber bei Projekten der Kategorie A ein DU Chef der Armee und bei Projekten der Kategorien B und C ist er bei armasuisse angesiedelt. Ausnahmen werden im Projektinitialisierungs- oder Projektauftrag vereinbart.
2. Der Projektauftraggeber muss das Projekt in der Führung der Stammorganisation und den Controlling- und Vorgabestellen vertreten und in der Stammorganisation hierarchisch entsprechend hoch angesiedelt sein.
3. Der Projektauftraggeber stellt sicher, dass die für den Projekterfolg massgebenden Stakeholder im Projekt vertreten sind.

Projektausschuss

1. Der Projektauftraggeber bestimmt die Mitglieder des Projektausschusses.
2. Für den Projekterfolg relevante Organisationen sind im Projektausschuss vertreten.
3. Der Projektauftraggeber legt das Stimmrecht der Projektausschussmitglieder fest.

Qualitäts- und Risikomanager

1. Abhängig von der Projektgrösse und den Risiken beauftragt der Projektauftraggeber eine Stelle mit dem Qualitäts- und Risikomanagement. Sie rapportiert direkt an den Projektauftraggeber.
2. Die Unabhängigkeit des Mandats der Rolle Qualitäts- und Risikomanager muss sichergestellt sein.
3. Wird die Rolle durch einen Externen ausgeführt, darf die Firma keine andere Rolle im Projekt besetzen.

Führung

Projektleiter

1. Der Projektauftraggeber setzt den durch die verantwortliche Stammorganisation bestimmten Projektleiter ein.
2. Der Projektleiter wird in der Phase Initialisierung durch die Armeeplanung, in den folgenden Phasen durch armasuisse gestellt. Der Projektleiter armasuisse muss im Projektinitialisierungsauftrag bestimmt sein. armasuisse kann die Projektleitung delegieren.
3. Übernimmt der Projektleiter zusätzlich Aufgaben eines Fachspezialisten, muss durch den Projektauftraggeber sichergestellt werden, dass dennoch genügend Kapazität für die Projektleitung zur Verfügung steht.

Teilprojektleiter

1. Jeder Partner (Anwender, Auftraggeber Vorhaben, Beschaffer, Betreiber, Ersteller) stellt einen Verantwortlichen, der die Arbeiten in seinem Bereich plant und führt. Dieser kann die Rolle des Teilprojektleiters wahrnehmen.
2. Der Teilprojektleiter des Beschaffers kann zugleich Projektleiter sein.

Ausführung

Tester

1. Jeder Partner testet in seinem Verantwortungsbereich.

Testverantwortlicher

1. Jeder Partner kann in seinem Verantwortungsbereich einen Testverantwortlichen einsetzen.
2. Der Anwender kann das Testmanagement an einen der Projektpartner delegieren. Die Gesamtverantwortung für das Projektergebnis bleibt jedoch bei ihm.

Gremien

Im Projekt kann es mehrere Gremien geben. Sie werden nach Bedarf festgelegt. Die Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung und nötigen Fähigkeiten sind bei den Rollenbeschreibungen der Mitglieder des Gremiums festgehalten und werden hier nicht nochmals aufgeführt.

Folgende Gremien sind in HERMES definiert, weitere sind möglich:

1. Projektausschuss (Empfehlung: max. 7 Mitglieder)
2. Projektteam / Teilprojektteam

Das Projektteam setzt sich aus Projektleiter, Teilprojektleiter und Fachspezialisten zusammen.

Arbeitsteams

Arbeitsteams können nach Bedarf gebildet werden. Beispielsweise:

1. Arbeitsteam Anwender
2. Arbeitsteam Logistik
3. Arbeitsteam IT
4. Arbeitsteam Integrale Sicherheit

Die Rollenbeschreibungen können projektspezifisch festgelegt werden.

Werden Teilprojekte gebildet, sind die Arbeitsteams integraler Bestandteil.

Rollenbeschreibungen

Erläuterung der Rollenbeschreibung

Die Rollen beschreiben die Verantwortung, die Kompetenz und die benötigten Fähigkeiten der Projektbeteiligten. Sie bilden die Grundlage für ein gemeinsames Verständnis. Die Rollen sind Aufgaben und Ergebnissen zugeordnet.

1. Bei den Aufgaben ist immer eine verantwortliche Rolle aufgeführt.
2. Die für die Aufgabe verantwortliche Rolle trägt auch die Verantwortung für die Erarbeitung der Ergebnisse und für die Ergebnisse selbst.
3. Bei den Ergebnissen sind an der Erarbeitung beteiligte Rollen aufgeführt. Sie sind nicht abschliessend und müssen projektspezifisch festgelegt werden.

Jede Rolle ist mit einer Rollenbeschreibung spezifiziert. Alle Rollenbeschreibungen sind gleich strukturiert :

1. Beschreibung :
   schafft das Verständnis der Rolle
2. Verantwortung :
   beschreibt die Verantwortung der Rolle
3. Kompetenzen :
   beschreibt die Befugnisse der Rolle
4. Fähigkeiten :
   beschreibt, welche Kenntnisse eine Person benötigt, um die Rolle wahrnehmen zu können. Bei der Beschreibung der Fähigkeiten wird bewusst nicht zwischen Kenntnissen und Erfahrung unterschieden, da der Grad der benötigten Fähigkeiten stark vom Projekt abhängig ist.
5. Beziehungen :
   zeigt den Bezug der Rolle zu Modulen, Ergebnissen, Aufgaben.

Rollenverzeichnis

1. Anwendervertreter
2. Betreiber Immobilien
3. Betriebsverantwortlicher IT
4. Business Analyst
5. Designierter Projektleiter
6. Eigentümervertreter Immobilien
7. Erprobungsverantwortlicher
8. Fachspezialist Ausschreibung
9. Fachspezialist Logistik
10. Fachspezialist Transfermonitoring
11. ISDS-Verantwortlicher
12. IT-Architekt
13. Kommerzverantwortlicher
14. Lebenswegmanager
15. Lieferant / Entwickler
16. Mieter Immobilien
17. Nutzer Immobilien
18. Projektauftraggeber
19. Projektausschussmitglied
20. Projektleiter
21. Projektunterstützung
22. Qualitäts- und Risikomanager
23. Qualitätsverantwortlicher
24. Systemportfoliomanager
25. Technikverantwortlicher
26. Technologieverantwortlicher
27. Teilprojektleiter
28. Tester
29. Testverantwortlicher