Introduction

Modèle de rôles

HERMES définit un modèle de rôles et décrit des rôles standardisés afin d'assurer une compréhension homogène et commune à l'échelle de l'organisation.

Le modèle de rôles distingue entre les rôles de l'organisation permanente et ceux de l'organisation de projet. La Figure 19 montre une organisation de projet minimale, avec les rôles de mandant de projet, chef de projet et spécialiste. D'autres rôles sont utilisés au besoin.

Organisation permanente

L'organisation permanente est l'organisation hiérarchique dans laquelle le projet est intégré. Il s'agit d'une entité juridique qui détermine les stratégies et les prescriptions concernant les projets. L'organisation permanente fournit les ressources nécessaires (finances, personnel et infrastructure) pour le projet. Pour les projets d'acquisition, l'organisation permanente est constituée par le Groupement Défense, armasuisse, le Secrétariat général DDPS et, au besoin, le Service de renseignement de la Confédération.

Comme le montre la Figure 19, trois groupes de rôles sont pertinents pour le projet dans l'organisation permanente:

1. Direction  (voir Tableau 39)
   Piloter le portefeuille de projets d'un point de vue stratégique, hiérarchiser les projets et attribuer les ressources humaines et financières à chaque projet concret.
2. Centre de compétences Gestion de projet
   Mettre à disposition des méthodes, des supports, du coaching et d'autres prestations pour la gestion des projets et celle du portefeuille de projets. Cette fonction est aussi appelée Project Management Office (PMO). À l'heure actuelle, il n'existe pas de centre de compétences Gestion de projet au sein du DDPS.
3. Organes de de prescription et de contrôle de gestion  (voir Tableau 40)
   Définir les prescriptions et en vérifier le respect à l'échelle de l'organisation.

Organisation de projet BVA

L'organisation de projet est une organisation temporaire qui est en étroite relation avec l'organisation permanente. Elle est activée par le mandat d'initialisation du projet et est dissoute par la décision concernant la clôture du projet.

Au cours de l'exécution du projet, l'organisation de projet est adaptée en continu aux besoins de celui-ci.

L'organisation de projet se compose de différents rôles qui régissent les tâches, les compétences et la responsabilité des participants au projet. Chaque rôle fait l'objet d'une description.

Un rôle est attribué à l'un des niveaux hiérarchiques pilotage, conduite ou exécution:

1. Pilotage
   Piloter le projet dans son ensemble, à l'échelle de l'organisation, et s'assurer que ses objectifs sont atteints.
2. Conduite
   Élaborer les bases du projet, conduire le projet et les collaborateurs, clôturer le projet.
3. Exécution
   Élaborer les résultats du projet et exécuter des mesures d'assurance de la qualité.

Les rôles de mandant de projet, chef de projet et spécialiste doivent être occupés dans chaque projet. Les autres rôles le sont en fonction des exigences du projet.

Les rôles des spécialistes sont nombreux et ne sont pas tous mentionnés dans l'organigramme général. HERMES les décrit afin qu'ils puissent servir de base pour une compréhension commune.

Dans l'organisation du projet, les partenaires utilisateur, donneur d'ordre, acheteur, exploitant et producteur sont représentés. Chaque rôle est attribué à un ou plusieurs partenaires.

Aperçu des rôles

Le Tableau 41 donne un aperçu des rôles existant dans l'organisation du projet. Il montre en outre l'attribution de chaque rôle à un niveau hiérarchique et à un partenaire. Il précise également si l'attribution d'un rôle est obligatoire ou facultative pour le mandant de projet ou le chef de projet. Si le projet nécessite p. ex. l'acquisition de systèmes informatiques ou de technologies complexes, les rôles prévus pour cela, signalés par [z], doivent obligatoirement être attribués ( [z] = obligatoire, selon la catégorie de projet).

Dans HERMES, la dénomination spécialiste est un terme générique pour les rôles du niveau hiérarchique Exécution. Les spécialistes sont nombreux et ne sont pas tous mentionnés dans l'organigramme général. HERMES les décrit afin qu'ils puissent servir de base pour une compréhension commune.

Le titulaire d'un rôle défend le point de vue de son organisation dans le projet (voir Figure 21).

1. Donneur d'ordre pour le projet
   Le donneur d'ordre pour le projet charge l'acheteur de l'acquisition d'un projet ou de matériel de l'armée, ainsi que des éventuels biens immobiliers rattachés. Ceci peut prendre la forme d'un mandat d'acquisition ou d'un projet. Il est responsable de la planification de l'affectation des ressources.
2. Acheteur
   L'acheteur est en charge de l'acquisition de système/matériel, d'informatique et de biens immobiliers pour l'armée.
3. Utilisateur
   L'utilisateur est le bénéficiaire du système/matériel, du système informatique ou du bien immobilier et s'en sert pour exécuter ses processus métier. Il est responsable de la définition de ses exigences, procède au test et à la réception du système/matériel, du système informatique ou du bien immobilier.
4. Exploitant
   Dans le cas de systèmes informatiques, l'exploitant intègre la solution technique dans l'environnement d'exploitation, garantit l'organisation d'exploitation et exploite le système informatique. Il est responsable de la mise à disposition de l'infrastructure d'exploitation, de l'intégration et de l'organisation d'exploitation ainsi que de l'exploitation elle-même, conformément aux accords conclus. L'exploitant d'un système/matériel assure l'intégration dans les processus logistiques, garantit l'exploitation logistique opérationnelle et endosse la responsabilité du système. L'exploitant immobilier assure l'exploitation des biens immobiliers dans le cadre du Facility Management et de l'entretien technique des bâtiments.
5. Producteur
   Le producteur développe ou livre et intègre le système/matériel, le système informatique ou le bien immobilier. Il est responsable du développement ou de la livraison et de l'intégration conforme aux consignes en termes de qualité, de délais et de coûts.

Occupation des rôles

Explications de l'occupation des rôles

L'occupation de chaque rôle nécessaire dans le projet est définie.

L'occupation des rôles s'effectue sur la base des exigences du projet. Elle tient compte de l'expérience et de la capacité requises dans le projet, ainsi que de la disponibilité des titulaires de rôles. L'organisation concrète du projet et l'occupation des rôles sont consignées dans le plan de gestion du projet.

Les principes suivants doivent être observés lors de l'occupation des rôles afin que la gouvernance puisse être respectée:

1. Les rôles de mandant de projet , chef de projet et spécialiste ainsi que les rôles à attribuer obligatoirement dans l'aperçu des rôles (voir Tableau 41) doivent être occupés dans chaque projet. Les autres rôles le sont en fonction des exigences du projet.
2. Une personne peut assumer plusieurs rôles pour autant que cela n'engendre pas de conflit d'intérêts.
3. Un rôle peut être assumé par plusieurs personnes (par exemple, il existe la plupart du temps plusieurs testeurs dans un projet).
4. Les rôles de mandant de projet et de chef de projet ne peuvent pas être occupés par la même personne.

Des indications concernant l'occupation de certains rôles sont données ci-après.

Remarques concernant l'occupation des rôles

Pilotage

Mandant de projet

1. Durant la phase Initialisation, le mandant de projet est rattaché au chef de l'état-major de l'armée. Lors des phases Conception à Déploiement, le mandant de projet est un subordonné direct du chef de l'armée pour les projets de catégorie A et est rattaché à armasuisse pour les projets de catégorie B et C. Les exceptions sont définies dans le mandat d'initialisation ou le mandat de projet.
2. Le mandant de projet doit représenter le projet au sein de la conduite de l'organisation permanente et des organes de prescription et de contrôle de gestion. Il doit par conséquent occuper une position suffisamment élevée dans la hiérarchie de l'organisation permanente.
3. Le mandant de projet garantit que les parties prenantes déterminantes pour le succès du projet sont représentées.
4. Les rôles de mandant de projet et de chef de projet ne peuvent pas être occupés par la même personne.

Comité de pilotage

1. Le mandant de projet désigne les membres du comité de pilotage.
2. Les organisations déterminantes pour le succès du projet sont représentées dans le comité de pilotage.
3. Le mandant de projet définit les droits de vote des membres du comité de pilotage.

Gestionnaire de la qualité et des risques

1. Suivant la taille du projet et les risques encourus, le mandant de projet confie la gestion de la qualité et des risques à un organe spécifique qui lui est directement subordonné.
2. L'indépendance du rôle de gestionnaire de la qualité et des risques vis-à-vis du mandat doit être garantie.
3. Si le rôle est assuré par une personne externe, la société ne doit être occuper aucun autre rôle dans le projet.

Conduite

Chef de projet

1. Le mandant de projet emploie le chef de projet désigné par l'organisation permanente responsable.
2. Le chef de projet est mis à disposition par la planification de l'armée durant la phase Initialisation, puis par armasuisse dans les phases suivantes. Le chef de projet armasuisse doit être défini dans le mandat d'initialisation du projet. armasuisse peut déléguer la direction du projet.
3. Si le chef de projet assume également des tâches de spécialiste, le mandant de projet doit s'assurer qu'il dispose des capacités suffisantes pour la direction du projet.

Chef de sous-projet

1. Chaque partenaire (utilisateur, donneur d'ordre pour le projet, acheteur, exploitant, producteur) désigne un responsable qui planifie et conduit les travaux de son domaine. Ce responsable peut assumer le rôle de chef de sous-projet.
2. Le chef de sous-projet de l'acheteur peut être en même temps chef de projet.

Exécution

Testeur

1. Chaque partenaire procède à des tests dans son domaine de responsabilité.

Responsable des tests

1. Chaque partenaire peut désigner un responsable des tests dans son domaine de responsabilité.
2. L'utilisateur peut déléguer la gestion des tests à l'un des partenaires du projet. Il garde toutefois la responsabilité générale pour le résultat du projet.

Commissions

Un projet peut comporter plusieurs commissions. Celles-ci sont définies en fonction des besoiins. Les tâches, compétences, responsabilités et qualifications nécessaires sont définies dans les descriptions de rôle des membres de la commission et ne sont pas reprises ici.

Les commissions suivantes sont définies dans HERMES, d'autres sont possibles:

1. Comité de pilotage (recommandation: max. 7 membres)
2. Équipe de projet/équipe de sous-projet

L'équipe de projet se compose du chef de projet, des chefs de sous-projets et de spécialistes.

Équipes de travail

Des équipes de travail peuvent être formées en fonction des besoins. Exemples:

1. Équipe de travail Utilisateur
2. Équipe de travail Logistique
3. Équipe de travail Informatique
4. Équipe de travail Sécurité intégrale

Les descriptions des rôles peuvent être adaptées aux spécificités des projets.

Si des sous-projets sont formés, les équipes de travail en font partie intégrante.

Descriptions des rôles

Explication de la description des rôles

Les rôles décrivent les responsabilités, les compétences et les qualifications requises des participants au projet. Ils constituent la base d'une compréhension commune. Ils sont attribués à des tâches et à des résultats.

1. Un rôle responsable est toujours mentionné pour les tâches.
2. Le rôle responsable d'une tâche est également responsable de la production des résultats et des résultats eux-mêmes.
3. Pour les résultats, les rôles participant à leur production sont mentionnés. La liste des rôles impliqués dans la production des résultats n'est pas exhaustive et doit être adaptée aux spécificités des projets.

Chaque rôle fait l'objet d'une description. Dont la structure est toujours la même :

1. Description
   assure la compréhension du rôle;
2. Responsabilité
   décrit la responsabilité du rôle;
3. Compétences
   décrit les attributions du rôle;
4. Qualifications
   décrit les connaissances dont une personne a besoin pour assumer le rôle, sans faire de distinction entre les connaissances et l'expérience, car le degré des qualifications requises dépend fortement du projet concerné;
5. Relations
   montre les relations du rôle avec les modules, les résultats et les tâches.

Liste des rôles

1. Représentant des utilisateurs
2. Exploitant immobilier
3. Responsable de l'exploitation IT
4. Business analyst
5. Chef de projet désigné
6. Représentant du propriétaire immobilier
7. Responsable des essais
8. Spécialiste d'appels d'offres
9. Spécialiste logistique
10. Spécialiste monitoring des transferts
11. Responsable SIPD
12. Architecte informatique
13. Responsable commercial
14. Gestionnaire du cycle de vie
15. Fournisseur / Développeur
16. Locataire immobilier
17. Utilisateur immobilier
18. Mandant de projet
19. Membre du comité de pilotage
20. Chef de projet
21. Assistance de projet
22. Gestionnaire de la qualité et des risques
23. Responsable qualité
24. Gestionnaire du portefeuille de systèmes
25. Responsable du domaine technique
26. Responsable de la technologie
27. Chef de sous-projet
28. Testeur
29. Responsable des tests