Rollen

Einleitung

Rollenmodel

HERMES definiert ein Rollenmodell und beschreibt standardisierte AdS-Rollen, um ein einheitliches, organisationsübergreifendes Verständnis zu schaffen.

Komplexere Ausserdienststellungen werden in Form eines Desinvestitionsprojekts in Anlehnung an HERMES bzw. dessen Ebenen- und Rollenmodell abgewickelt. Das Rollenmodell beschreibt standardisierte Rollen, um ein einheitliches, organisationsübergreifendes Verständnis zu schaffen.

Das Rollenmodell unterscheidet Rollen der Stammorganisation und Rollen der Projektorganisation. Die Abbildung 10 zeigt die Projektorganisation mit den Rollen Projektauftraggeber AdS, Projektausschuss AdS, Projektleiter AdS, Ressortleiter und Fachspezialist.

Abbildung 10: Beispiel einer Projektorganisation AdS mit verschiedenen Rollen
Abbildung 10: Beispiel einer Projektorganisation AdS mit verschiedenen Rollen

Stammorganisation

Die Stammorganisation bestimmt im Rahmen der militärischen Gesamtplanung die Strategien und Vorgaben für Ausserdienststellungsprojekte. Sie stellt die benötigten Ressourcen (finanziell, personell und Infrastruktur) für das Ausserdienststellungsprojekt zur Verfügung. Auftraggeber Vorhaben für das Ausserdienststellungsprojekt ist die Armeeplanung.

Wie die Abbildung 10 zeigt, sind für das Projekt in der Stammorganisation sechs Rollengruppen relevant:

  1. Kommando Operationen
  2. Kommando Ausbildung
  3. Logistikbasis der Armee
  4. Führungsunterstützungsbasis
  5. Armeestab
  6. armasuisse

Projektorganisation AdS

Die Projektorganisation AdS ist eine temporäre Organisation, die in enger Beziehung zur Stammorganisation steht. Sie wird mit dem Entscheid zur Projektfreigabe in Kraft gesetzt und mit dem Entscheid zum Projektabschluss aufgelöst.

Die Projektorganisation AdS besteht aus verschiedenen (vgl. Abbildung 10) Rollen . Sie regeln Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der Projektbeteiligten. Jede Rolle ist mit einer Rollenbeschreibung spezifiziert.

Eine Rolle ist einer der Hierarchieebenen Steuerung, Führung oder Ausführung zugeordnet:

  1. Steuerung:
    Ausserdienststellungsprojekt gesamthaft, organisationsübergreifend steuern und sicherstellen, dass die Projektziele erreicht werden
  2. Führung:
    Ausserdienststellungsprojekt und Mitarbeitende führen, Ausserdienststellungsprojekt abschliessen
  3. Ausführung:
    Projektergebnisse erarbeiten und qualitätssichernde Massnahmen durchführen

Die Rollen Projektauftraggeber AdS, Projektleiter AdS, Ressortleiter und Fachspezialist müssen in jedem Projekt besetzt sein. Die weiteren Rollen werden abhängig von den Anforderungen des Ausserdienststellungsprojekts zugewiesen.

Neben der Projektorganisation benötigt die Ausserdienststellung auch eine operative Ausführungsorganisation. Die Rollen der operativ Ausführenden (Mitarbeiter / Spezialisten der entsprechenden Werkstätten etc.) sind nicht beschrieben, da die ausführenden Tätigkeiten in der Regel innerhalb der Stammorganisation mit definierten Prozessen erbracht werden.

Die Aufgaben und Rollen im Rahmen der Ausserdienststellungsvereinbarung Verteidigung - Ersteller sind in einem eigenständigen Dokument beschrieben. Ebenfalls in einem eigenständigen Dokument sind die Festlegungen zur Historie geregelt.

In der Projektorganisation sind die Partner Anwender, Auftraggeber Vorhaben, Beschaffer, Betreiber und Ersteller vertreten. Jede Rolle ist einem oder mehreren Partnern zugeordnet.

Rollenübersicht

Die Tabelle 10 gibt eine Übersicht der Rollen in der Projektorganisation. Sie zeigt zudem die Zuordnung der Rolle zur Hierarchieebene und zum Partner. Weiter weist sie die in einer Projektorganisation minimal zu besetzende Rollen aus oder ob der Projektauftraggeber AdS bzw. Projektleiter AdS eine Rolle optional besetzen können. Sind im Ausserdienststellungsvorhaben z.B. Immobilien betroffen oder werden Verträge erstellt, so müssen zwingend die dafür vorgesehenen, mit [X] bezeichneten Rollen eingesetzt werden ([X] = minimal zu besetzende Rollen, abhängig von Projektkategorie oder der Beschaffung).

Tabelle 10: Rollenübersicht Ausserdienststellungen

Rollenbesetzung

Erläuterungen zur Rollenbesetzung

Für jede im Ausserdienststellungsprojekt benötigte Rolle wird die Rollenbesetzung festgelegt.

Die Rollenbesetzung erfolgt basierend auf den Anforderungen des Ausserdienststellungsprojekts. Sie berücksichtigt die im Ausserdienststellungsprojekt erforderliche Erfahrung, die benötigte Kapazität und die Verfügbarkeit der Rolleninhaber. Die konkrete Projektorganisation und die Rollenbesetzung werden im Projektmanagementplan AdS festgehalten.

Bei der Rollenbesetzung müssen die folgenden Grundsätze beachtet werden, damit die Governance eingehalten werden kann:

  1. Die Rollen Projektauftraggeber AdS , Projektleiter AdS und Fachspezialist sowie die in der Rollenübersicht (Tabelle 10) als minimal zu besetzende Rollen müssen in jedem Projekt besetzt sein. Die weiteren Rollen werden abhängig von den Anforderungen des Projekts zugewiesen
  2. Eine Person kann mehrere Rollen wahrnehmen, sofern keine Interessenkonflikte dadurch entstehen
  3. Eine Rolle kann von mehreren Personen eingenommen werden
  4. Die Rollen Projektauftraggeber AdS und Projektleiter AdS dürfen nicht durch dieselbe Person besetzt werden

Nachfolgend sind Hinweise zur Rollenbesetzung für einige Rollen aufgeführt.

Hinweise zur Rollenbesetzung

Steuerung

Projektauftraggeber AdS
  1. Der Projektauftraggeber AdS ist in der Phase Initialisierung beim Chef Armeeplan angesiedelt. In den Phasen Konzept und Realisierung ist der Projektauftraggeber AdS je nach Komplexität oder Relevanz beim Chef Systemmanagement LBA oder seinen Direktunterstellten angesiedelt. Ausnahmen werden im Projektauftrag Ausserdienststellungskonzept vereinbart.
  2. Der Projektauftraggeber AdS muss das Projekt in der Führung der Stammorganisation und den Controlling- und Vorgabestellen vertreten.
  3. Der Projektauftraggeber AdS stellt sicher, dass die für den Projekterfolg massgebenden Stakeholder im Projekt vertreten sind.
Projektausschuss AdS
  1. Der Projektauftraggeber AdS bestimmt die Mitglieder des Projektausschusses AdS.
  2. Für den Projekterfolg relevante Organisationen sind im Projektausschuss AdS vertreten.
  3. Bei untergeordneten Ausserdienststellungsprojekten kann auf einen Projektausschuss AdS verzichtet werden.
  4. Der Projektauftraggeber AdS legt das Stimmrecht der Projektausschussmitglieder AdS fest.

Führung

Projektleiter
  1. Der Projektleiter AdS wird in der Phase Initialisierung durch die Armeeplanung, in den folgenden Phasen durch LBA gestellt.
  2. Der Projektleiter AdS muss im Projektauftrag Ausserdienststellungskonzept bestimmt sein.
  3. Der Projektleiter AdS ist in der Regel der bereits für die Nutzungsphase zuständige Systemmanager.
Ressortleiter
  1. Das Projektteam besteht im Wesentlichen aus den Ressortleitern des bestehenden Systemteams. Ergänzt wird es durch weitere spezifische Ressortleiter sowie diverse Fachspezialisten im Bereich der Ausserdienststellung.

Ausführung

Das Projektteam wird durch diverse Fachspezialisten im Bereich der Ausserdienststellung ergänzt. Durch den Einbezug der entsprechenden Fachspeziallisten wird zum Beispiel sichergestellt, dass die staatspolitischen und gesetzlichen Vorgaben, sowie Sicherheits-, Hersteller- und Umweltschutzauflagen eingehalten werden.

Rollenbeschreibungen

Erläuterung der Rollenbeschreibung

Die Rollen beschreiben die Verantwortung, die Kompetenz und die benötigten Fähigkeiten der Projektbeteiligten. Sie bilden die Grundlage für ein gemeinsames Verständnis. Die Rollen sind Aufgaben und Ergebnissen zugeordnet.

  1. Bei den Aufgaben ist immer eine verantwortliche Rolle aufgeführt.
  2. Die für die Aufgabe verantwortliche Rolle trägt auch die Verantwortung für die Erarbeitung der Ergebnisse und für die Ergebnisse selbst.
  3. Bei den Ergebnissen sind an der Erarbeitung beteiligte Rollen aufgeführt. Sie sind nicht abschliessend und müssen projektspezifisch festgelegt werden.

Jede Rolle ist mit einer Rollenbeschreibung spezifiziert. Alle Rollenbeschreibungen sind gleich strukturiert:

  1. Erster Absatz (fakultativ):
    Hinweis zur Rolle (hervorgehoben)
  2. Beschreibung:
    schafft das Verständnis der Rolle
  3. Verantwortung:
    beschreibt die Verantwortung der Rolle
  4. Kompetenzen:
    beschreibt die Befugnisse der Rolle
  5. Fähigkeiten:
    beschreibt, welche Kenntnisse eine Person benötigt, um die Rolle wahrnehmen zu können. Bei der Beschreibung der Fähigkeiten wird bewusst nicht zwischen Kenntnissen und Erfahrung unterschieden, da der Grad der benötigten Fähigkeiten stark vom Projekt abhängig ist
  6. Beziehungen:
    zeigt den Bezug der Rolle zu Modulen, Ergebnissen, Aufgaben

Rollenverzeichnis

  1. Fachspezialist AdS-Koordination Verkauf & Entsorgung
  2. Fachspezialist Immobilien
  3. Fachspezialist Internationale Abgaben Dritte
  4. Fachspezialist Logistik AdS
  5. Fachspezialist Materialplattform
  6. Fachspezialist Munition
  7. Fachspezialist Strahlenschutz
  8. Fachspezialist Transfermonitoring AdS
  9. Projektauftraggeber AdS
  10. Projektausschussmitglied AdS
  11. Projektleiter AdS
  12. Ressortleiter AdS-Koordination Logistik
  13. Ressortleiter Anwender
  14. Ressortleiter Historie
  15. Ressortleiter Immobilien
  16. Ressortleiter IT
  17. Ressortleiter Kommerz
  18. Ressortleiter Lebenswegmanagement
  19. Ressortleiter Systemportfoliomanagement
  20. Ressortleiter Technik
  21. Systemmanager AdS