Mit der Beschaffungsplanung wird sichergestellt, dass die erforderlichen Beschaffungen mit der Projektplanung abgestimmt sind und den Vorgaben entsprechend durchgeführt werden.

Nach der Beschaffung erfolgt die Steuerung der Leistungserbringung mit dem Modul Projektführung.

Leistungen, welche keine Ausschreibung erfordern, werden mit dem Modul Projektführung oder mit dem Modul Beschaffung Einladungsverfahren vereinbart.

Die Beschaffungsplanung konkretisiert die Aufgaben, Aktivitäten und Ergebnisse. Sie wird mit der für die Beschaffung zuständigen Stelle abgestimmt, welche sich ihrerseits mit der für die Ausschreibung zuständigen Stelle abstimmt. In der Beschaffungsplanung werden Vorgehensfragen geklärt, z.B.:

1. was genau beschafft werden soll, in welcher Menge und in welcher Qualität
2. ob bereits Verträge bestehen und wie lange deren Laufdauer ist
3. mit welchen Kosten (inklusive Prognose der Lebenswegkosten) für den Beschaffungsgegenstand zu rechnen ist
4. was der geplante Zeitraum bzw. die geplante Einsatzdauer unter Berücksichtigung des Lebenszyklusses des Beschaffungsgegenstandes ist und ob die Finanzierung für das gesamte Vorhaben gewährleistet ist, inkl. Folgekosten
5. in welchem Markt man sich bewegt und mit wie vielen Anbietenden zu rechnen ist
6. wie sich die Ausschreibungsunterlagen zusammensetzen, wer für welchen Inhalt bei der Erstellung verantwortlich ist und diese überprüft
7. welches Ausschreibungsverfahren angewendet wird
8. ob Anbieterpräsentationen und Verhandlungen durchgeführt werden
9. wer die Bewertung der Angebote durchführt

Die Beschaffungsplanung berücksichtigt interne und gesetzliche Vorgaben, Abläufe und Fristen.

Der Beschaffungsplan wird im Projektmanagementplan festgehalten, falls die Ausschreibungsstelle der Stammorganisation keinen Beschaffungsplan vorsieht.

1. Verfahren aufgrund der Charakteristik der Beschaffung, der Vorgaben der Stammorganisation und den gesetzlichen Grundlagen festlegen
2. Aufgaben, Aktivitäten und Ergebnisse konkretisieren und die Vorgaben der Stammorganisation und der gesetzlichen Grundlagen berücksichtigen
3. Beschaffungsplan aus terminlicher Sicht erstellen und mit der Projektplanung abstimmen
4. Personelle und finanzielle Ressourcen für die Beschaffung planen
5. Beschaffungsplanung mit der für die Beschaffung zuständigen Stelle abstimmen, die sich ihrerseits mit der für die Ausschreibung zuständigen Stelle abstimmt

1. Projektmanagementplan