Pendant la phase Initialisation, l'organisation de projet n'est pas encore complètement définie. Toutefois, les participants sont mandatés et dirigés afin qu'ils puissent accomplir leurs tâches.

Le mandant de projet mandate un chef de projet pour la phase Initialisation. Ce dernier ne doit pas obligatoirement prendre la direction du projet pour les phases suivantes.

Le chef de projet conduit toutes les activités de gestion de projet qui sont nécessaires à une initialisation réussie du projet. Au besoin le chef de projet s'informe des tâches de conduite du projet nécessaires aux phases suivantes.

Le chef de projet et le mandant de projet identifient et analysent les parties prenantes.

Le chef de projet octroie les mandats de travail, il dirige et soutient les participants au projet, contrôle l'avancement et coordonne les dépendances entre les travaux.

Les informations sur l'état du projet et les prévisions sont fournies via le reporting au comité de pilotage du projet. Le reporting (établissement des rapports) garantit l'information formellement standardisée entre la conduite du projet, le pilotage du projet et les autres organes concernés.

Le mandat d'initialisation du projet est le plan de la phase Initialisation. Il constitue la base pour la conduite et le contrôle du projet. Les résultats et les activités définis dans le mandat d'initialisation du projet sont concrétisés par des mandats de travail.

En cas de modifications touchant les résultats, les ressources ou les délais par rapport au mandat d'initialisation du projet, la décision revient aux services compétents.

1. Exécuter la réunion de lancement avec les parties concernées
2. Préparer l'infrastructure
3. Planifier les tâches, résultats et ressources de l'initialisation, les mandater et contrôler l'avancement (y compris mesures d'assurance qualité et risques)
4. Établir la liste des parties prenantes et analyser les parties prenantes
5. Informer le mandant de projet et les autres parties prenantes autorisées
6. Déterminer les conditions-cadres et les prescriptions pour le reporting
7. Établir les rapports sur l'état du projet conformément aux prescriptions; préparer et tenir les réunions, en assurer le suivi et établir les procès-verbaux; Consigner les décisions
8. Coordonner en permanence avec le mandant de projet le déroulement du projet et les importantes constatations faites
9. Diriger les collaborateurs du projet et assurer l'orientation vers les objectifs
10. Établir les mandats de travail et assurer une compréhension commune en ce qui concerne la procédure et les résultats
11. Coordonner les dépendances entre les mandats
12. Contrôler l'avancement en comparant les valeurs effectives avec les valeurs planifiées et établir des prévisions
13. Analyser les écarts par rapport à la planification et prendre les mesures qui s'imposent
14. Faire valider par le mandant de projet les modifications par rapport au mandat d'initialisation du projet

1. Mandat de travail
2. Rapport sur l'état du projet
3. Procès-verbal
4. Liste des parties prenantes