Grâce à l'accord sur les prestations, une relation réglée de manière claire s'établit entre les partenaires du projet ainsi qu'entre l'organisation de projet et l'organisation permanente. Les écarts survenant pendant la fourniture des prestations sont identifiés et traités. Les acquisitions de grande ampleur qui nécessitent un appel d'offres (p. ex. public) sont traitées au moyen du module Acquisition.

Le projet bénéficie de diverses prestations internes et externes à l'organisation qui doivent être définies et pilotées. Il s'agit par exemple de prestations de collaborateurs (ressources humaines), de locaux, de moyens informatiques, de formation, etc.

Le besoin en prestations est identifié et analysé. Sur cette base, des offres sont demandées et des accords conclus. La concordance des prestations avec la planification et les accords est vérifiée périodiquement.

On distingue cinq cas. Cette tâche assure le déroulement des deux premiers, les cas 3, 4 et 5 sont réalisés au moyen du module Acquisition avec publication officielle ou du module Invitation à soumissionner pour l'acquisition:

1. Achat de prestations internes sans imputation des prestations - module Conduite du projet
2. Achat de prestations internes avec imputation des prestations - module Conduite du projet
3. Achat de prestations externes: procédure de gré à gré (avec plusieurs offres) - Acquisition avec publication officielle
4. Achat de prestations externes: procédure sur invitation (avec plusieurs offres et rapport d'évaluation des offres supplémentaire) - module Invitation à soumissionner pour l'acquisition
5. Achat de prestations externes: procédure ouverte ou sélective, publication officielle - module Acquisition avec publication officielle

Accords de projet, accords sur les niveaux de service (SLA) et les contrats sont établis en suivant les directives de l'organisation permanente. HERMES décrit ces résultats sous le terme général d'accord.

Pendant la fourniture des prestations et à la fin de celle-ci, une évaluation est réalisée, puis discutée avec les partenaires du projet. Elle constitue la base des éventuelles mesures de pilotage. Les écarts par rapport aux prestations convenues ou au besoin exprimé sont analysés et traités au moyen de la tâche " Conduire la gestion des modifications " (par ex. au moyen d'avenants au contrat). Les modifications sont initiées en temps opportun pour garantir le respect des prescriptions (p. ex. des bases légales). Les problèmes importants sont résolus au moyen de la tâche " Traiter les problèmes et mettre à profit les expériences ".

Si des restrictions sur l'utilisation finale du système / du matériel et de l'informatique sont spécifiées par le fabricant ou le pays d'origine, une déclaration d'utilisateur final doit être établie.

1. Relever les profils des rôles nécessaires (exigences concernant les qualifications) ainsi que les besoins de capacité pour les ressources en personnel sur la base des tâches et des résultats planifiés
2. Relever les besoins en infrastructure (locaux, matériel et logiciel informatiques, moyens de communication, etc.)
3. Établir les accords de projet et accords sur les niveaux de service internes
4. Établir des demandes d'offres pour les prestations et services externes, demander et évaluer les offres En cas de procédure sur invitation, établir un rapport d'évaluation des offres
5. Coordonner les accords avec les organes de prescription et de contrôle de gestion ou les faire contrôler par ceux-ci et les finaliser
6. Conclure une déclaration d'utilisateur final du système/matériel et de l'informatique conformément aux prescriptions du producteur ou du pays d'origine
7. Évaluer les prestations au cours de leur fourniture et à leur conclusion
8. Évaluer les prestations au cours de leur fourniture et à leur conclusion

1. Déclaration d'utilisateur final
2. Rapport d'évaluation des offres
3. Demande d'offres des prestations internes
4. Décision de procédure